Struktura kont Google Ads – czyli jak organizować konta

Sprzedaję najlepszy administracyjny przepis na ułożenie kont reklamowych Google Ads. Bałagan na tych kontach to niestety bardzo powszechne zjawisko. I nie mówię tutaj o strukturze kampanii i uporządkowaniu słów kluczowych.

Na kontach Google Ads operuje się zazwyczaj pokaźnym budżetem. Trzeba zatem pilnować porządku. Nie można pozwolić na przydzielanie dostępu użytkownikom na ich prywatne konta mailowe. Ilość niesłużbowych kont gmailowych podpiętych pod strategiczne konta Google Ads to prawdziwa epidemia. Dostępy dla cukiereczek89@gmail.com (copywriterki który chciała sprawdzić co wyszukują na Guglu) czy arturos-grand@wp.pl (prywatny e-mail Twojego szefa założony podczas studiów) to niestety nadal powszechna praktyka. Pokażę jak podejść do tego problemu.

Dla kogo? Dla wszystkich

Opisywany przeze mnie sposób nadaje się zarówno dla małej firmy czy start-upu posiadającego tylko jedno konto Google Ads jak i dla dużej agencji reklamowej z dziesiątkami kont klientów. Świetnie sprawdza się też dla średnich i dużych e-commerce’ów obecnych na jednym lub wielu rynkach. Warto ją wdrożyć nawet jeżeli nie planujemy posiadać więcej niż 1 konta Google Ads.

Najlepszy układ kont Google Ads

Prezentowany schemat jest bardzo prosty i zgodny z filozofią tworzenia struktur kont Google Ads. Na pewno skojarzy Ci się z drzewiastymi strukturami dostępowymi Twojego działu IT.

Prezentowana struktura kont Google Ads porządkuje takie aspekty jak:

• dostępy do konta – jeżeli Twoja firma posiada własne konto (np. dla partnerów biznesowych, agencji interaktywnych, domów mediowych, pracowników, księgowych itp.),
• dostępy do konta – jeżeli Twoim kontem zarządza agencja/dom mediowy
• pozbycie się (wadliwego) rozliczania kartami kredytowymi i przelewami
• zarządzanie wieloma kontami Google Ads,
• zarządzanie wieloma użytkownikami Google Ads,
• łączenie kont ze sobą,
• łączenie kont z innymi usługami Google.

Struktura kont Google Ads

Składa się z następujących części:

• konto użytkownika (konto Google)
• konto Managera Google Ads (wcześniej znane jako MCK)
• konto Google Ads – jedno lub więcej

Powyższą strukturę uzyskuje się poprzez dodanie do istniejącego konta Google Ads kolejnego, nadrzędnego tzw. konta Managera Google Ads. Konto Google Ads to konto na którym znajdują się kampanie. Konto nadrzędne to Manager Google Ads, czyli konto do zarządzania wieloma kontami. Nie posiada ono możliwości tworzenia kampanii. To jest taki operacyjno-administracyjny twór, który posiada szereg innych przydatnych funkcji. Następnie do konta Managera nadajemy dostęp użytkownikom (zwykłe konta użytkowników Google). W dalszej części artykułu pokarzę Ci, gdzie się takie konta podłącza i gdzie one występują w większej ilości w strukturze.

Pewnie sobie myślisz:

Na cholerę mi ten dodatkowy sztuczny byt jakieś „konto managera”? Przecież mogę podpiąć użytkowników pod konto Google Ads…yoł. Trochę overkill.

Tak możesz, ale to gra na krótką metę. Google Ads to dla większości projektów wiodące lub przynajmniej strategiczne źródło ruchu. Jedno konto często nie wystarcza i szybko pojawia się potrzeba stworzenia kolejnego (z różnych powodów). Natomiast dwa konta Google Ads bez konta Managera to duuuża uciążliwość i po prostu niepraktyczne rozwiązanie. Tak naprawdę powodów jest wiele i wszystkie zajebiście ważne.

Powody, dla których warto wdrożyć tę strukturę

Przede wszystkim dlatego, że jest bardzo elastyczna i zapewnia maksimum bezpieczeństwa i wygody. Dodatkowo pozwala na dalszy i szybki rozwój struktury bez nadmiernej modyfikacji istniejącego układu. Poprzez pozbycie się kart kredytowych i przedpłat na konta zapewnia dodatkowo ciągłość trwania kampanii.

Maksimum bezpieczeństwa

Chodzi Ci po głowie:

Dlaczego mam tworzyć osobne konta użytkowników, skoro mogę dać hasło do konta Google AdWs 2 lub 3 osobom?

To bardzo niebezpieczny pomysł. W opisanej sytuacji nie jesteśmy w stanie dopasować poziomu dostępu Google Ads do faktycznych kompetencji użytkownika. Google Ads jest jednym z trudniejszych paneli administracyjnych. Osoby bez doświadczenia i bez wiedzy mogą czuć się zagubione i zrobić duże spustoszenie w wyniku prostej pomyłki czy missclicka. Takim osobom nadajemy dostęp tylko do odczytu, czyli dostęp do przeglądania konta bez możliwości edycji (przeprowadzania zmian w kampaniach). Księgowemu można np. tylko dodać służbowy adres mailowy do otrzymywania faktur. Gdy w ten sposób zaczniemy zarządzać użytkownikami nikt nie będzie czuł się wykluczony z dostępu i jednocześnie będziemy mieli pewność, że nic złego się nie stanie.

Gdy dzielimy konto i każdy ma ten sam login i hasło, to ważnym aspektem jest historia zmian. Skoro funkcjonujemy na jednym loginie nie jesteśmy w stanie dociec kto zrobił brzemienne w skutkach zmiany. Nie chodzi tutaj o dociekanie kto zrobił błąd i kogo mamy zwolnić, tylko o to z którego loginu nastąpiły zmiany abyśmy mogli je wykryć, douczyć użytkownika i zabezpieczyć się przed takimi błędami w przyszłości.

Jednym z bardziej dotkliwych doświadczeń nadużycia dostępu którego byłam świadkiem było przejęcie hasła do konta użytkownika, w efekcie którego po 2 dniach odkryliśmy, że zeszła 5-cyfrowa kwota na kampanię której nikt z nas nie stworzył. Kampania została utworzona na dość drogie słowa kluczowe i kierowała ruch na nieznaną nam stronę internetową. Dzięki dobrej strukturze kont byliśmy w stanie szybko namierzyć przyczynę, odciąć dostęp i zgłosić przestępstwo. Dzięki takiemu podziałowi nie byliśmy zagrożeni odcięciem od konta, gdyby np. intruz pozmieniał hasła, bo miał tylko dostęp użytkownika. Zapobiegliśmy dalszym niekontrolowanym wydatkom w kolejnych dniach… tygodniach.

Struktura łatwo rozwijalna

Przy takiej strukturze możemy łatwo dodać nowych użytkowników z różnymi uprawnieniami (rysunek poniżej).

Możemy też dodać nowe konta Google Ads dla celów testowych, dla podmiotów zewnętrznych (np. agencji lub domu mediowego który chce zrobić nam gmail ads lub kampanię na YouTube) czy dla nowych rynków, gdzie np. chcemy otrzymywać fakturę w innej walucie na inny podmiot. Powodów jest wiele a ten układ je wszystkie wspiera (rysunek poniżej).

Możesz też łatwo dodać kolejną gałąź, gdzie dostęp będzie miał np. inny podmiot/departament który ma działać samodzielnie ale bez dostępu do innych kont (rysunek poniżej).

Można także nadać dostęp równoległy, gdzie taki dostęp będzie możliwy ale jasno będą określone części kompetencyjne – typu konta dla grupy A i konta dla grupy B (rysunek poniżej).

Następnie można dodawać kolejne, kolejne i kolejne gałęzie (rysunek poniżej).

Linia Kredytowa

Linia kredytowa jak manna z nieba! Chcesz ją uzyskać, bo nie ma sensu ciągle wisieć na kartach kredytowych swojego szefa/zarządu. Nie chcesz też użerać się z księgowym, że potrzebna Ci jest dedykowana karta dla Google Google Ads. Jeżeli dzielisz kartę kredytową z resztą firmy wiadomo, że zaraz sięgniesz limitu transakcji, bo ktoś coś kupił i nie poinformował albo wzrosła niespodziewanie ilość wyszukiwań i nikt nie pomyślał/zapomniał/zarobiony był :). Dlatego zorganizuj sobie linię kredytową. Kredyt Google Ads można tylko przypisać do konta Managera. Masz spokój z kartami, przelewami, księgowym, niezapowiedzianymi zakupami i na dodatek pochwalisz się jak dbasz o cash-flow, bo faktury są wystawiane na koniec miesiąca a płatność do 30 dni 🙂 🤑🤑🤑. Tworzenie nowych kont też jest przyjemniejsze i szybsze, bo podłączasz je pod istniejącą linię i możesz na nich swobodnie działać.

Wygoda i szybkość działania

Mając Konto Managera w strukturze można swobodnie przełączać się pomiędzy kontami Google Ads. Nie ma już potrzeby odpalania 2 instancji przeglądarki (np. Chrome default i Chrome incognito czy inna przeglądarka). Z listy wybierasz konto i już. Dotyczy to wszystkich użytkowników, którzy są podpięci do struktury (rysunek poniżej).

Jeżeli pojawia się użytkownik, któremu szybko trzeba nadać dostęp nie zastanawiasz się długo tylko zbierasz informacje do którego konta potrzebuje dostęp i mu go nadajesz, bo struktura jest gotowa. Możesz nadać też minimalny dostęp np. tylko do 1 konta. Jeżeli użytkownik potrzebuje szerszego dostępu to przesuwasz go wyżej w strukturze drzewa kont bez jego udziału w całym procesie.

Stworzenie kolejnego konta Google Ads w istniejącej strukturze jest bardzo łatwe. Dodaje się je po prostu w koncie Managera. Można to zrobić nawet bez potrzeby tworzenia adresu mailowego (np. w domenie firmowej, co czasami zajmuje trochę czasu) i podpięcie pod istniejącą linię kredytową.

Konta w domenie gmail to ZUO

Najgorszym rozwiązaniem ze wszystkich jest prowadzenie kont Google Ads bazujących na kontach gmail’owych. A jeszcze gorzej jeżeli te konta gmailowe są prywatne. Do tego dochodzą użytkownicy ze swoim prywatnym gmail’em (bo tak mi wygodnie). Generuje to kilka problemów.

Po 1 to konta prywatne. Z pewnością konta te podłączone są do ich smartfonów. Zatem nasi koledzy i koleżanki logują się tymi kontami wszędzie, gdzie tylko dają Internet. Na przykład ten darmowy – jest wybitnie zły. Przecież nic nie powstrzyma pracownika na urlopie przed podzieleniem się zdjęciami w trakcie trwania wakacji. Zatem ktoś loguje się w lokalnym kebabie aby wstawić fotki na Insta a konto gmailowe podłączenie jest do Google Ads, które wydaje bańkę miesięcznie – nieśmieszne.

Przy administracji to tez dramat. Wyobraź sobie, że dyrektor Henio żegna się z firmą i teraz szukaj jego Gmaila wśród cukiereczkow77@gmail.com, bartolov@gmail.com. i fireflaj00@gmail.com tego świata. Masakra.

Zobacz jak stworzyć konto Google bez gmaila – przewodnik.

Weryfikacja dwuetapowa

Witek z Adequate, zwrócił mi uwagę, że mamy przecież jeszcze weryfikację dwuetapową, którą można wykorzystać w Google Ads. Więcej info.

Jest to opcja dostępna w każdym koncie Google która znacznie zwiększa bezpieczeństwo kont. Zalecam ją wdrożyć do tych kont z najwyższymi dostępami (administracyjnymi). Do kont, których się używa na co dzień można z niej zrezygnować (dla wygody) ale pod warunkiem, że nie dają możliwości odcięcia od konta np. dostęp standardowy i niższy. Warto o tym porozmawiać w ramach organizacji i podjąć decyzję jak duże ryzyko bierzecie na siebie vs wygoda i szybkość działania.

Katarzyna Bauer, polecam

W kolejnych postach pokażę:

• jak tworzyć nowe konta użytkowników bez gmaila.
• jak utworzyć konta Managera oraz
• jak postarać się o linię kredytową.

To są naprawdę bardzo proste czynności, z którymi bez problemu sobie poradzisz.

Kończąc ten wywód, konto Google Ads podłączone do Managera Google Ads i przydzielania dostępów poprzez konta użytkowników to najbardziej bezpieczny, wygodny i skalowalny sposób na administrację kont. Stawiając taką uproszczona strukturę mocno ograniczasz ilość rzeczy, które mogą Cię zaskoczyć lub spowolnić.

Jeżeli ten wpis Ci się przydał daj znać w komentarzu. Masz inne przemyślenia – też o tym napisz.

Polecane artykuły w tym temacie:

• Weryfikacja dwuetapowa i kilka dobrych rad – Advertisercommunity.com